package Implementation projects & Consultancy and Business Analysis Assignments

Oleh Erdi Susanto, NRP 5211108703 dan Hartatik, NRP 5211108701

Pendahuluan

Didalam sebuah proyek TI dapat dibagi menjadi sembilan tipe Proyek sebagai berikut ini :

Software Development Projects

Package Implementation Projects

System Enchancement Projects

Consultancy and Business Analysis Assignments

Systems Migration Projects

Infrastructure Implementation Projects

Outsourcing ( and in-sourcing) Projects

Disaster recovery Projects

Smaller IS Projects

 kelompok kami akan membahas mengenai :

Package Implementation Projects

Consultancy and Business Analysis Assignments

Pembahasan

Package Implementation Projects

Menggunakan atau membeli suatu perangkat lunak yang sudah tersedia dan menginstallkan merupakan suatu pilihan alternative, dan biasanya lebih cepat dan murah untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. Pada intinya implementasi paket software itu sederhana karena paket software tersebut dibeli, di install dan diaktifkan dan digunakan. Tetapi  didalam pelaksanaanya, banyak permasalahan yang ditimbulkan dengan menggunakan paket software seperti berikut ini :

Untuk customer, sulit mencari paket software yang tepat sesuai dengan kebutuhan atau keinginan dari       customernya.

Untuk supplier, kesulitan di dalam menyesuaikan paket software dengan kebutuhan atau keinginan dari customernya, sehingga sering kali customer kecewa dengan paket software yang sulit menyesuaikan keinginan dari kebutuhannya seperti apa saja.

Untuk customer dan supplier, mengintegrasikan paket software dengan sistem yang sudah ada, karena sistem apapun pada umumnya berdiri sendiri, dan ketika mengintegrasikan sebuah paket software ke sebuah infrastruktur TI yang ada merupakan suatu hal yang sangat kompleks, membutuhkan analisis kebutuhan dan dari integrasi serta rincian perencanaan kinerja sistem integrasi harus jelas. 

Tantangan proyek Package Implementation Projects

Manajer proyek harus mengelola serangkaian kustomisasi atau pengelompokkan tiap-tiap sub paket proyek, perpindahan data, pembersihan, pelatihan kepada pengguna dan mengganti sistem lama ke sistem yang baru.

 Harus memastikan bahwa supplier  siap memenuhi semua klaim apapun terkait proses penjualan mengenai kemampuan dari software mereka dan kesesuaian software mereka dengan suatu organisasi

Melakukan suatu kustomisasi dan menyesuaikan kemampuan dari paket software dengan keinginan dari customernya. Menyesuaikan permintaan antara pembeli dan pengguna paket software, bahwa paket software seperti apa yang mereka butuhkan.

Jadi intinya dalam membeli sebuah paket software cenderung merupakan pertukaran antara tuntutan dari end user dengan apa yang organisasi mampu dalam hal waktu, pengelolaan, dan uang, selain dari keterampilan perencanaan yang baik, manajer proyek harus memiliki keterampilan interpersonal, terutama dalam hal mengelola customer dan supplier dalam negosiasi.

contoh proyek yang dikutip dari sumber : http://amikom.ac.id/research/index.php/KIM/article/viewFile/4870/3196

Untuk contoh proyek package implementation ini adalah tentang implementasi ERP pada PT semen gresik. untuk menjalankan bisnisnya PT semen gresik memerlukan bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai sehingga PT semen gresik mulai mengaplikasikan ERP untuk mendukung proses bisnisnya, dengan penerapan pertama kali dilakukan dibagian financial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian dibagian manufacturing.

Bagaimana memanage proyek TI tersebut :

proses implementasi ERP

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.

Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.

Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.

Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.

Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.

Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards

Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)

Membangun infrastruktur server dan database

Membangun tata ruang sistem informasi 

menyusun dokumentasi proses

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti      bisnis proses J.D.Edwards.

Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Referensi :

http://amikom.ac.id/research/index.php/KIM/article/viewFile/4870/3196

Consultancy and Business Analysis Assignments

Merupakan sebuah proyek IT yang dimana proyek ini tidak memerlukan namanya  suatu pengembangan atau installasi suatu perangkat yang nyata, tetapi proyek IT ini hanya memerlukan suatu riset mengenai suatu masalah proses bisnis yang ada atau berjalan  dan kemudian mengusulkan  suatu solusi yang menggunakan teknologi informasi. Tetapi proyek IT  ini,  usulan yang mereka ajukan kepada suatu pihak terkait menimbulkan banyak sudut pandang yang berbeda dari pihak manajemen yang terkait.

Tantangan yang dialami oleh proyek TI ini adalah sebagai berikut ini :

Sulit memperkirakan perencanaan  dan solusi yang sesuai dengan keinginan customer, karena customer tidak yakin dengan solusi yang diusulkan akan menyelesaikan masalah yang sedang mereka alami.

Anggaran dan jangka waktu yang telah ditentukan sedemikian rupa yang diusulkan tetapi ada,  tetapi pihak customer menginginkan mengetahui  mengenai jangka waktu dan permasalahannya sekarang, sehingga membutuhkan untuk memastikan dan menyakinkan customer bahwa batasan yang akan dicapai mengenai proyek ini dan batasan-batasan proyek ini.

Sulit menentukan dan mengatasi batasan dari proyek konsultasi, karena customer akan menambahkan suatu kebutuhan atau permasalahan yang tidak termasuk didalam batasan proyek tersebut. Sehingga akan menambahkan jumlah perkerjaan konsultasi.

Contoh proyek TI Consultancy and Business Analysis Assignments :

” Pembuatan Master Plan Jaringan Komunikasi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta “

Pembuatan master plan TI merupakan salah satu proyek Consultancy and Business Analysis Assignments yang dimana menerjemahkan kebutuhan perusahaan dan memberikan solusi dan spesifikasi dalam bentuk sebuah dokumentasi. Tetapi perusahaan tentunya tidak bisa secara langsung  mengeluarkan investasi untuk mengimplementasikan teknologi informasi, tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit  yang akan dihasilkannya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan semacam blue print yang kita kenal dengan IT Master Plan sebagai dasar  perusahaan dalam implementasi teknologi informasi . Master Plan TI pada intinya berisi rencana strategis perusahaan didalam mengimplementasikan sebuah sistem informasi, berupa pedoman kebutuhan informasi yang diperlukan oleh perusahaan. banyak manfaat yang didapatkan dari penggunaan Master Plan TI, seperti menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi, mengurangi resiko-resiko yang mungkin bisa ditimbulkan serta sebagai alat kontrol dan parameter untuk melihat tingkat kesuksesan implementasi teknologi informasi pada suatu perusahaan. Master Plan TI itu sendiri merupakan suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan sistem informasi didalam sebuah instansi dan perusahaan.

Yang dimana maksud dan tujuan pembuatan dari master plan tersebut adalah bagaimana  bisa mengakomodasi kebijakan pemerintah pusat sesuai panduan teknis yang dikeluarkan oleh Depkominfo mengenai pembangunan infrastruktur jaringan sistem informasi pemerintahan, sehingga untuk memenuhi kebutuhannya  memerlukan konsultan TI untuk memberikan solusi dan spesifikasi kebutuhan seperti itu dan kemudian di dokumentasikan dalam bentuk Master Plan TI.

Referensi :

http://www.docstoc.com/docs/20489231/Perencanaan-Rancangan-Infrastruktur-Teknologi-Informasi-Pemda-DKI

Cara memanage proyek TI 

pembuatan Master Plan Jaringan Komunikasi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai berikut ini :

Menyusun rencana detail implementasi pembangunan  jaringan komunikasi, bahkan hingga ke spesifikasi teknis di lapangan dan perangkat apa saja yang dibutuhkan

Memutuskan anggaran untuk pembangunan

Menyusun organisasi pelaksana, seperti pembentukan steering committee (SC), tim tenaga ahli (reference Groups), dan tim proyek pelaksana (Project Team).

Persiapan sumber daya manusia yang berkaitan dengan operasional dilapangan nantinya.

Referensi :

Project Management for Information Systems 5th Edition by Cadle and Yeates

http://elearning.amikom.ac.id/index.php/karya/466/Armadyah%20Amborowati,%20S.Kom,%20M.%20Eng./%20TINJAUAN%20SEBUAH%20IT%20MASTER%20PLAN

Question:

Apakah kesulitan utama yang dihadapi manajer sebuah konsultasi atau analisa proses bisnis ? bagaimana cara mengatasinya ?

Answer:

Kesulitan Utama :Sulit menerjemahkan keinginan-keinginan dari setiap customer kedalam sebuah solusi yang tepat dengan masalah proses bisnis mereka, karena mereka tidak yakin dengan solusi yang diberikan akan bisa menyelesaikan permasalahan mereka di organisasi, serta sulit dalam menentukan dan mengatasi masalah konsultasi, karena semulanya customer didalam berjalannya proyek akan menambahkan suatu kebutuhan atau permasalahan yang baru yang tidak termasuk didalam batasan proyek semulanya, sehingga akan menambahkan jumlah pekerjaan konsultasi.Cara mengatasi : Berkolaborasi atau melibatkan peran dari customer maupun penggunanya didalam merencanakan pengembangan kebutuhan-kebutuhan mereka kedalam sebuah solusi yang tepat, yaitu dengan memberikan sebuah daftar list yang berisi mengenai setiap kebutuhan atau keinginan customer atau pengguna yang ada, kemudian dari kebutuhan tersebut dibuatkan sebuah gambaran secara umum mengenai solusi yang akan diberikan dan didefinisikan juga secara detail mengenai batasan-batasan dari solusi tersebut, dan diberikan kepada customer atau pihak manajemennya yang bersangkutan kemudian akan di verifikasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan mereka. Serta agar didalam berjalannya sebuah proyek tidak ada penambahan kebutuhan dari customer yang baru yaitu dengan manajemen scope mengenai proyek tersebut, artinya  dari awal sebuah proyek harus mendefinisikan batasan-batasan dari proyek ini mana yang termasuk didalam proyek dan yang tidak termasuk didalam proyek. Sehingga customer mengetahui batasan dan hasil yang akan dicapai dari proyek ini.

Question :

Mengapa manajemen supplier dan subkontraktor begitu penting dalam kasus proyek infrastruktur TI ?

Answer : 

karena didalam sebuah proyek TI, manajemen supplier dan subkontraktor bisa menentukan keberhasilan dari proyek yang kita jalankan, karena ketika kita membutuhkan spesifikasi mengenai suatu perangkat TI yang kita butuhkan, supplier yang bisa memberikan suatu pilihan mengenai berbagai perangkat TI yang memenuhi sesuai dengan spesifikasi dan fitur-fitur yang kita inginkan. Serta membantu didalam menghitung mengenai spesifikasi dan fitur suatu perangkat tersebut secara efisien dan efektif, sehingga penentuan supplier yang tepat bisa menekan resiko-resiko didalam pengadaan suatu infrastruktur TI, dan tepat sasaran sesuai dengan spesifikasi dan fitur dari infrastruktur yang di inginkan, serta manajemen subkontraktor juga bisa membantu didalam sebuah proyek. Karena apabila di dalam berjalan proyek akan hal yang tidak bisa ditangani atau keterbatasan sumber daya, bisa diberikan subkontraktor yang mengambil bagian tersebut sehingga proyek akan berjalan sesuai dengan perencanaan sebelumnya. Karena ada pembagian secara struktural mengenai tanggungjawab dan bagian proyek mana saja yang ditangani.